Secrétaire indépendante en télétravail

Secrétaire indépendante en télétravail, cela sous-entend qu’il faut, seule, gérer toutes les tâches à accomplir sur la journée, la semaine, le mois…, l’année !

Être indépendant, oui, mais avec des semaines de combien d’heures ?
C’est la liberté de pouvoir travailler sans compter, sans limites imposées, et… de se laisser déborder, parfois, jusqu’à l’épuisement, jusqu’au « burn out » (cette expression serait très actuelle…).

Gérer une entreprise de télésecrétariat,
c’est, également, avoir de bonnes notions en gestion du temps.

Je suis secrétaire-assistante indépendante en télétravail, depuis 2002.
Quelques observation sur la conduite de cette activité exercée
en télétravail…

 

Travailler moins, mais travailler mieux

Il faut passer par là… et se rendre compte que cela ne peut être viable dans la durée.
Comprendre que la quantité d’énergie dispersée sur des tâches multiples et improductives aurait pu être mieux utilisée, canalisée, et que, comme le temps, cette énergie gaspillée n’est pas renouvelable.
Travailler moins (moins d’heures), mais valoriser chaque heure travaillée.

Une entreprise de télésecrétariat indépendant est…
une entreprise !

Si les missions de secrétariat à distance sont réalisées, parfois, à domicile, il n’est pas souhaitable que le temps de travail empiète sur la vie privée et le domaine personnel.

« Travailler plus pour gagner plus » ?
Consacrer plus d’heures de travail à se disperser n’est pas une solution lucrative, mais c’est dévitalisant.

 

Savoir discerner

Où passe le temps ?

Un précieux conseil m’avait été donné par une collègue lors de l’une de mes premières missions intérimaires, bien avant que je ne crée mon poste en télétravail : prendre un cahier et tout noter. Tout noter. Avoir sur papier, clairement, une trace écrite du déroulé de la journée type et voir à quoi ont servi les heures écoulées.

J’ai eu recours à ce conseil des années plus tard, mais j’ai pu le mettre à profit, en comprendre les bénéfices.

La gestion du temps et les travailleurs indépendants en télétravail
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Où le temps s’échappe-t-il ?

Une fois la page de la journée type écrite, la lire, mais, vraiment, la lire et voir où sont les fuites de temps et d’énergie.
Des exemples :

  • les réseaux sociaux, la lecture « zapping », les e-mails, le téléphone…
  • des recherches de nouveaux clients sans plan…, sans vision du résultat…
  • la réalisation de documents récurrents sans enregistrer un document type…
  • des retards qui s’accumulent et qui déstructurent le déroulement de la journée…,
    alors que des activités chronophages, sans valeur ajoutée, se sont installées au quotidien…
  • des urgences qui ne sont pas traitées immédiatement et qui bousculent l’organisation de l’emploi du temps lorsqu’elles se rappellent à l’ordre du jour…
  • ne pas faire rapidement et immédiatement, ce qui nécessitera, ultérieurement, bien plus de temps (recherche des documents, des informations…)…

Dans le cadre d’une activité de secrétariat, les tâches administratives, l’organisation, la classification… sont faciles à identifier et la solution est aisée à mettre en place, puisqu’elle tient de l’activité exercée.
Mais encore faut-il réaliser ces tâches aussi pour soi et pas seulement au service de ses clients… Ne pas les reporter…
Il ne faut pas négliger la piste des tâches chronophages qui ne sont pas essentielles, qui semblent anodines, mais qui empiètent, peu à peu, sur la productivité.

 

Faire un choix et s’y tenir

Il est évident qu’une journée ne suffirait pas à tout faire ou, du moins, si la matinée entière est occupée à surfer de tweet en tweet, d’articles en forums…, la part de travail réel, à valeur ajoutée, s’en trouve réduite.
Faire de la veille, oui, c’est incontournable, mais, surfer…
Certains s’accordent une plage horaire quotidienne pour effectuer cette veille et
posent un créneau de 30 minutes/jour, par exemple.
Calculons… : 22 jours X 30 minutes = 11 heures/mois.
11 heures par mois, soit plus d’une journée sur un mois… Selon les activités, cela peut être suffisant.

S’observer

C’est une habitude facile à prendre : se voir se disperser, en prendre conscience et revenir à son poste de travail, à son objectif.

Fixer son objectif

Mon objectif présent est-il de satisfaire ma curiosité ou de développer mon entreprise ?

Faire une pause

On ne va pas loin en s’épuisant à tout va.
Faire une pause. Faire un bilan. Réajuster.

Se remettre en question

Ne pas rester planté sur ses acquis. La vie des entreprises est en mouvement.

Fais-le maintenant

Ne pas remettre au lendemain ce qui peut être accompli le jour même.