Isabelle de Novion

Assistante administrative, commerciale et de rédaction

Le petit cahier de mémoire

Une fois « sortie de l’université »…

« Lors de l’une de mes premières missions intérimaires, en région parisienne, je me suis penchée sur le sujet [de la gestion du temps].

Comment font certains salariés pour couvrir autant de charges de travail alors que d’autres sont débordés pour si peu de choses ?
Comment puis-je m’organiser pour être efficace ?

J’ai mis le nez dans des livres professionnels relatifs à la gestion du temps et à l’organisation.
Une « ancienne », proche de la retraite, m’avait généreusement prise sous son aile. Elle me montrait ses « petits trucs ». De ces petites astuces qui semblaient à tous une perte de temps, qui prêtaient à sourire, mais qui, au final, clarifiaient les choses, mettaient en évidence tout le travail qu’elle effectuait. Ces petites notes lui permettaient de retrouver directement une référence et de répondre à sa hiérarchie, écrits à la main. Chaque jour, elle prenait quelques minutes insignifiantes et notait tout ce qu’elle accomplissait dans la journée sur des cahiers, à la main. Juste quelques lignes, quelques mots ou nombres, chaque jour.

La mémoire est traîtresse. Le papier reste.

Pourquoi surcharger sa mémoire d’informations qui pourraient être notées et stockées sur papier ? Notre cerveau aurait tellement mieux à s’encombrer. Et si, aux débuts d’une entreprise, c’est, théoriquement, gérable, mémorisable, qu’en est-il 3 ans, 5 ans, 10 ans, 20 ans plus tard ?
Comme à ma mauvaise habitude, je sais le faire, donc, je ne le fais pas pour moi, car ce n’est pas mon urgence du jour. J’ai tellement plus intéressant et, surtout, plus urgent à faire. Je le ferai plus tard. La procrastination en toute sa splendeur. Mauvais plan, à long terme.

Aujourd’hui, à l’heure du numérique, j’y reviens.

[…]

À partir de la note manuscrite, de la liste mise à jour quotidiennement au stylo, la création d’un tableau Excel synthétisant toutes les données est facile. Il n’y a plus à rechercher les informations. Ces quelques instants, qui se comptent, parfois, à une seule petite minute/jour, permettent de libérer l’esprit et, surtout, du temps.

Le temps est une valeur rare et non renouvelable.
Il n’y a pas de temps à consacrer à des recherches dans des archives, souvent, incomplètes et dépassées à l’ordre du jour.

Le petit cahier qui reste à portée de main est un aide-mémoire synthétique qui me semble, aujourd’hui plus que jamais, un outil indispensable à mes activités professionnelles, une extension indissociable de mon ordinateur. Tout comme je ne pourrais envisager de travailler sans mon téléphone ou mon ordinateur, tous deux portables, je ne saurais, maintenant, me séparer de mon petit cahier de mémoire qui me suit dans tous mes déplacements. »

Indépendante, je travaille chaque jour pour plusieurs clients. Ce petit cahier me permet de mettre par écrit les tâches administratives, commerciales ou de rédaction que je réalise pour chacun. En plus de préciser la facturation des prestations, ce petit cahier de mémoire me permet de suivre avec précision chaque dossier client. Chaque dossier est unique et suivi avec tout le soin qui lui est dû.

Gestion du temps

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